八个简单窍门教您利用好时间

　　文/BillTrenchard

　　一、说不

　　每当您的公司变得很优秀了，您就会遇到更多的麻烦。好多人会通过LinkedIn，Email来跟您联系，要跟您去喝咖啡，要请您帮忙。这真是折磨人。就像您童年的小伙伴，您只能勉强记得他她的名字，他她却要您把Facebook上所有有影响妨碍力的朋友都介绍给他她。这时您就得说：“No”。

　　要拒绝他人是很难的。因为所以您也想高回报少些什么，毕竟曾经有这么多人帮助过您。可是是，在这方面您得有个底线，俺也会教您少些比较容易sayno的方法。

　　尝试一下这个“No”模板—它是壹个罐头回复，适用于任何您想sayno的普遍情况。俺最早是从MarkSuster哪里听到这个作法，他她是壹个企业家和投资者，这个方法替俺节省了无数的时间，大大减轻了俺的焦虑。举壹个例子：

　　您好Bill，

　　很高兴收到您的消息。希望您所有都好。俺很幸运，俺的公司正发展的不错，可是俺现在压力很大，为了俺的事业。俺常去少些社交活动，可是恐怕近期就不太方便。

　　祝好

　　Josh

　　这样的回复能节省您的时间和精力。让您不必一再回复同样的内容。最要紧的是，他她们不会再联系您了。这类处理方式很婉转，也如实说明了情况，可是要记得把话说死，别留下机会机遇，让他她们再找上门来。

　　有了这个批处理模板，您能跟销售人员说不。在投资者会议，假如您不想再投钱，您能说不。投资者会有不少建议。您不必全都执行。董事会会有很随意的请求。您不必同意他她们。针对这些情况一一写下模板，包括在LinkedIn上的回复信息。包括您久违的朋友来Email要求壹个会面的答复。最终，您肯定会用到它们的。

　　二、作壹个Email忍者

　　推荐给哪些没用过SaneBox的人，俺是它的粉丝，它是这么的简单。有点像GooglePriorityMailbox，很给力，并且在iPhone上上班良好。它建立了壹个批量文件夹，能自动归档群发邮件。哪些您不依靠亲自阅读的邮件，您永久不会看到它。它很准确，能节省大量的时间。

　　俺所认识的大部分CEO，在清空收件箱方面应该是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。您拿起您的信，看一下，然后把它们放下来，拿起来，放下来，然后是壹次壹次又壹次？这简直叫人精神错乱。然而，咱们大多数人正是这么处理Email的。俺观察到的Email忍者会使用三种方法：

　　①全天候。您的邮箱始终是打开的，一有邮件进来，您就处理掉。您非常有责任心，可是这样的话，遇到哪些依靠深思熟虑的项目，您会很难集中精神。

　　②分批处理。您每日会有两到四次来查看Email，并马上把所有事情都处理掉。

　　③助理。您有壹个全职的或者虚拟的助理，来帮助检查您的Email，把真正要紧的邮件打上标签，并提醒您哪些依靠立即处理的事项。必须，这样的话您依靠建立壹个私人的收件箱，不过这能让您的家庭生活状态整个焕然一新。

　　假如您没有壹个助理，俺会建议您使用方法二：分批处理。它能让您在依靠的时间时候，专注于处理Email，同时其他她任务也能得到应有的重视。频繁的切换上班会让您什么都干不好的。

　　另一种方法能提升您处理电子邮件的技能的是，装一套插件。像Asana这类的任务管理器里就有，能让您把Email从您的任务管理器里移进移出。这是壹个快速的方法能清空收件箱，邮件留待稍后处理。

　　经验法则：假如您能在两分钟内回复好或者处理好Email，哪您就马上处理吧。假如处理起来依靠超过两分钟，就把它移动到您的任务管理器里，待后续再处理。您这样作时，也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序，不用再花时间去收件箱里头处理。

　　俺听过少些人说使用Gmail的键盘快捷键能节省掉三零%的时间。Gmail还提供了壹个设置，依靠您点击发送，邮件就会自动归档，让您的收件箱每日都干干净净的。

　　最终，也许也是最有用的就是TextExpander或其他她快捷键输入程序。它只依靠输入少些设定好的短语，就能神奇般的填写好一整封电子邮件。

　　三、管理好您的精力

　　以前，平均每人每日会步行一二英里。可是现在咱们更多的是坐着。咱们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了，HarvardBusinessReview研究发现久坐的危害堪比吸烟。假如您在高科技行业上班，平均每日会有九,三小时是坐着的。这甚至比您睡眠的时间必须要长。作为人，咱们天生是依靠运动的。这对咱们的健康是至关要紧的，也是咱们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门：

　　①七分钟锻炼法。这已被科学证据。也是纽约时报提过的。在七分钟里作好一二个动作，其实事实证据它很有效。

　　②散步式开会。几乎每一个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式，而不再是固定的坐在壹个会议室或咖啡厅里。

　　③站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证据站着办公能降低心脏疾病和癌症的风险，能提高情绪和警觉性。假如您真的喜欢日常运动，能尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。

　　精力的管理不只是身体上的，还应该包括要明了自个的心理节奏。咱们都知道睡眠规律，深知深度睡眠和健康的REM周期的要紧性。可是是咱们经常常常忽视了每日都会有的人体节奏。要利用好向上的周期，您得像运动员哪样来安排您的日程表。拿出您全天最灵敏的一到两个小时，花在对您而言最要紧的的三件事上。

　　他她们把早上用来作最依靠创意的项目讨论。研究说明表明，大多数人应该是在早上最具有创新臆想到。处理Email然后是站立式的会议，这天最终的上班依旧是处理Email。请注意在这些事项每当中都有安排休息时间，这样能保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。

　　每当您想休息的时间时候，您依靠确实的休息一下。去散步，听舒缓的音乐，作少些跟上班不相关的事。跟您的同事闲聊下，也能发现少些他她们上班之外的事情。

　　四、打造执行手册

　　对于任何您重复过三次以上的上班，请详细写下过程。指定出执行手册，然后交给他人去作，这样他她们能用完全相同的方式去完成它。要作好这个手册，千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。

　　这也是Uber迅速扩张的原因。他她们已经发展到超过七零个城市，并且占领了市场。他她们是怎么作到的？壹个执行手册。每到壹个城市，他她们手上会有壹个清单，写满了必须要作的每一件事情，只有轻微的区域性调整。他她们已经多次练习，进行了测试，最终制定好完整的执行手册。所以，现在他她们只依靠执行就能了，就像拿钥匙开门哪样容易。

　　“哪些达成成功人士都善于作记录。可是是创业公司仅仅这样作还不够。”

　　俺所见过的扩张得最达成成功的创业公司，在早期就提出了系统化的共同行动和核心操作，并让此成为一种习惯。

　　五、会议外的丰收

　　有多少次，您和某人进行会议，这个会议对您的公司而言至关要紧，可是您却找不出方法来增进您和这个人的关系？他她也许是您业务发展的合作伙伴，客户或者任何人。会议内容也许不大容易听懂，每当您走出会议室，您就把他她们说的都忘得差不多了。要给他她们留下好印象的机会机遇好似很渺茫。

　　要打破僵局，您依靠明了他她们的职业挑战。

　　假如您不知道，就问他她们。假设您在壹个B二B的环境里，什么是您客户的客户的要求？对此您能帮他她们作点什么？

　　“咱们有多少人能列出咱们的客户哪边，排名前三的职业挑战？”

　　要真正充分利用好会议，必须在私人和上班之间搭一座桥。不必很深入，能很简单问一下，近期会不会去哪里度假啊。然后记下他她们的回答。在会议之外，创造条件去更深入的认识这个人，加深您们的关系。例如，他她喜欢骑自行车，就能向他她推荐一条您知道的很棒的骑车道线。这会产生壹个变革性的转变。

　　六、优化内部会议

　　创业公司往往要进行很多的会议。太多了。减少少些。最简单的方法就是去掉哪些状态汇报的会议。您并不依靠不断地与团队成员开会，只为了听他她们汇报项目的地进展。让他她们写下来。把它放在壹个GoogleDoc里，让每一个人每周都去读壹次好了。

　　“永久不要在作出决定以前，离开会议。”

　　每当涉及到决策会议，请迅速作出可逆的决定。大多数决定在创业公司里应该是可逆的，可是咱们花太多的时间来思考。把人聚到一起，有了正确的数据和正确的人，就能迅速作出决定。

　　对所有的决策会议都这样作，除非它是真正的不可逆转的决定。哪就花更多的时间，进行更多的对话，把您的顾问和董事会都召集起来。不然的话，决定然后执行就好了。作为创业公司，最大的优点就是迅速作出改变，因为所以一共也就这么几个零部件。

　　七、助理

　　技术的伟大之处在于能提高咱们的效率，可是它也有局限性。雇佣壹个助手来帮您，不管是办公室里的或远程的，应该是值得的。

　　虚拟助手和服务，像是TaskRabbit，专注于特定任务，很强大。可是是，他她们不能知道您脑袋里的想法，不能替代您作出决定。

　　所以有也许的话，雇壹个全职的助理跟您在一起上班。这对您的帮助会超乎您的想象。（www,ajml,cn）除了能够根据您的行为模式替您作出少些决定外，他她们还能协调很多的事情。假如雇壹个全职的助理是不也许的话，就尝试用个虚拟的吧。有很多便宜的服务，像是Prialto，他她们能帮您处理一大堆的事物。他她们能帮您订购和寄送礼品，还有听写功能，还能壹次性安排好多次会议等等。

　　听写功能，是不应该被低估的，因为所以它能提高效率。俺建议您安装壹个叫作Voxie的App。您打开它，依靠对着它说，“起草壹个给Chris的Email，”然后把内容口述出来就好了，“Chris您好，很高兴在每当今早上跟您碰面了。谢谢您能拨空参加。”您的虚拟助理能轻松地作下录音记录，而每当您打开您的收件箱，草稿已经在哪里了。您依靠作的就仅仅是点击发送。

　　“会议的后续上班会有极大的影响妨碍力，可是您多久会作壹次？”

　　现在，您能在会议结束的几秒钟内，就起草好后续的Email了。

　　八、给您的团队一根杠杆

　　俺近期跟壹个CEO谈过，他她是俺认识的最有效率的人，他她信仰“走动式管理”，其实内容就像听起来的哪样。他她每日就在办公室里转圈，停下来挨个跟他她的团队成员讲话。他她问他她们：

　　什么阻碍了您的上班进展？

　　是否有任何瓶颈或障碍？俺能帮您作什么吗？

　　依靠什么资源或流程，能让您的上班进展得更快些？

　　所以俺建议您，去问一下这些疑问的准确答案，并帮您的团队满足他她们的依靠。假如您希望他她们能快速的完成上班，您首先得自个先快起来。向他她们提供所依靠的帮助，他她们才能在时间内完成上班。响应速度是关键。AwayFind是壹个批量处理Email，相应紧急的要求的工具。每当有人给您发送一条高优先级的消息，您会得到壹个警告，而不必保持收件箱全天候的打开。

　　很多时间时候，您会听到您的员工卡住了。他她们会因为所以部署新功能或与要紧人士发送Email而紧张不已。他她们会为了debug壹个小错误而挥汗如雨，然而却无视另壹个更大的项目已经停滞不前了。每当这样的事情阻碍了他她们前进，您能问的最好的疑问就是：假如失败了，成本是多少？假如两万人里头只有两个人认为这个新功能不够完美，您就不依靠花费这么多的时间。助其化解风险。您作为壹个管理者，要这样作才能更好的利用时间。

　　八零/二零法则适用于任何事情。也就是说要把八零%的时间花在真正有效益的事情上面，只有二零％花费在琐事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工，尤其是工程师，在一起始开端总是要求完美。可是是，这不是您想要的。您想要的是速度。

　　假如您掌握了这些简单的窍门，您就能将哪七零％的时间最大限度地使用好。您在会议或者Email上会花更少的时间。最要紧的是，您有时间去领导您的团队，去鼓舞人心，去搞定生意和改变地球了。